Kurz gesagt
- Gespeichert in Deutschland. Die Legal-OS-App einer Kanzlei mit Sitz in EU/EWR, Vereinigtem Königreich oder Schweiz läuft auf unseren Servern in Frankfurt (Berlin, wenn Frankfurt ausgelastet ist) — mit Datenbank, Dokumenten und Uploads.
- Kein Training. Akten, Mandate, Dokumente und Nachrichten werden nie zum Training von KI-Modellen verwendet — weder eigener noch fremder.
- Zwei KI-Anbieter, namentlich. Für Prüfung, Redline, Recherche-Memo oder Entwurf werden die benötigten Passagen an Anthropic (primär) oder OpenAI (Ausweich) in den USA übermittelt. Sonst sieht niemand Mandantentext.
- Höchstens 30 Tage beim KI-Anbieter nach deren Standard-API-Bedingungen; keine Speicherung (Zero Retention) mit eigenem Schlüssel und eigener Vereinbarung mit dem Anbieter.
- Auftragsverarbeitungsvertrag mit Verschwiegenheitsklausel nach § 203 StGB und § 43e BRAO — siehe Abschnitt 6.
1. Wo die Daten Ihrer Kanzlei liegen
Jede Kanzlei erhält eine eigene App mit eigener Datenbank. Diese Datenbank liegt auf dem Server, der die App betreibt. Für Kanzleien mit Sitz in EU/EWR, Vereinigtem Königreich oder Schweiz steht dieser Server in Deutschland: zuerst Frankfurt, Berlin, wenn Frankfurt ausgelastet ist. Beide Server mieten wir bei der IONOS SE, einem deutschen Unternehmen.
Ihr Autoflowly-Konto selbst (Name, E-Mail, Tarif, das Gespräch mit dem Builder) liegt auf unseren Plattform-Servern in den USA (IONOS-Rechenzentrum Kansas City). Es enthält keine Mandantenakten.
Hat beim Anlegen Ihrer App keiner der deutschen Server Platz, wird sie in den USA angelegt. Auf Anfrage sagen wir Ihnen, wo Ihre App läuft, und ziehen sie kostenlos nach Deutschland um. Vor dem 15. Oktober 2026 erstellte Apps wurden in den USA angelegt; wir ziehen sie auf Anfrage um — schreiben Sie an privacy@autoflowly.com.
2. Wer Mandantentext sieht
| Wer | Wann | Was | Wo |
|---|---|---|---|
| Autoflowly (Jules Guilain Kenfack, Mühlacker) | Betrieb der App; Support nur auf Ihre Anfrage | Alles, was in Ihrer App gespeichert ist | Deutschland (Server, siehe 1) |
| IONOS SE, Deutschland | Hosting-Anbieter unserer Server | Verschlüsselte Datenträger; im Normalbetrieb kein Zugriff auf Inhalte | Frankfurt / Berlin |
| Anthropic, PBC | Nur wenn Sie eine KI-Aufgabe starten (Prüfung, Redline, Recherche, Entwurf, Word-Add-in) | Die Passagen, die diese Aufgabe benötigt | USA — DPF und Standardvertragsklauseln |
| OpenAI, L.L.C. | Nur wenn Anthropic nicht verfügbar ist | Wie oben | USA — DPF und Standardvertragsklauseln |
Nur wenn Sie sie selbst nutzen: Resend (E-Mails Ihrer App an Mandanten), Ihr eigenes Stripe-Konto (Zahlungen) und Twilio (Telefon und SMS). Die amtlichen Rechtsdatenbanken (EUR-Lex, Rechtsinformationsportal des Bundes, RIS, BOE und andere) erhalten Suchbegriffe, nie Dokumente.
Mit dem eigenen Anthropic- oder OpenAI-Schlüssel Ihrer Kanzlei (Integrationen der App) laufen KI-Anfragen unter Ihrem Vertrag mit dem Anbieter; das KI-Relay von Autoflowly wird dann gar nicht verwendet.
3. Wie lange die KI-Anbieter speichern
Nach ihren Standard-API-Bedingungen löschen Anthropic und OpenAI Ein- und Ausgaben innerhalb von 30 Tagen und speichern sie nur zur Missbrauchserkennung oder wo das Gesetz es verlangt; keiner von beiden trainiert mit API-Daten. Keine Speicherung (Zero Data Retention) erfordert eine gesonderte Vereinbarung mit dem Anbieter. Für unseren gemeinsamen Schlüssel haben wir diese derzeit nicht und versprechen sie daher nicht. Mit eigenem Schlüssel können Sie sie direkt mit dem Anbieter schließen.
In Ihrer App bleiben Dokumente, KI-Antworten und Protokolleinträge, bis Sie sie löschen oder die App schließen. Nach dem Schließen wird die Datenbank innerhalb von 30 Tagen gelöscht, aus den Sicherungen innerhalb weiterer 30 Tage. Vorher können Sie Ihre Daten und den Code Ihrer App exportieren.
4. Sicherheit
- Jede App läuft isoliert, in einem eigenen Container mit eigener Datenbank.
- TLS auf jeder Verbindung; verschlüsselte Datenträger; Passwörter nur als Hash.
- Mitarbeiterkonten nur per Einladung, mit Rollen; eine App ist privat, bis die Kanzlei sie veröffentlicht.
Zertifizierungen. Autoflowly selbst besitzt kein SOC-2- oder ISO-27001-Zertifikat, und wir behaupten keines. Unsere technischen und organisatorischen Maßnahmen stehen auf der Sicherheitsseite und in Anlage 2 des Vertrags unten.
5. Ihre Rolle als Verantwortliche
Ihre Kanzlei ist Verantwortliche für die Daten ihrer Mandanten; Autoflowly verarbeitet sie in Ihrem Auftrag. Sie können alles in Ihrer App jederzeit einsehen, berichtigen, exportieren und löschen und darüber Auskunftsersuchen Ihrer Mandanten beantworten.
6. Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO)
Dieser Vertrag gilt für jede Legal-OS-App einer Kanzlei, die unsere Nutzungsbedingungen akzeptiert. Ein gegengezeichnetes Exemplar erhalten Sie auf Anfrage unter privacy@autoflowly.com.
- Gegenstand und Dauer. Autoflowly hostet und betreibt die App der Kanzlei und führt die von ihr gestarteten KI-Aufgaben aus, solange die App besteht.
- Daten und Betroffene. Mandanten, Gegner, Zeugen, Beschäftigte und andere Personen in Mandaten, Dokumenten, Zeiteinträgen und Rechnungen; dies kann besondere Kategorien (Art. 9) und Daten über Straftaten (Art. 10) umfassen.
- Weisungen. Wir verarbeiten die Daten nur auf dokumentierte Weisung der Kanzlei — erteilt durch die Nutzung der App —, es sei denn, das Recht verpflichtet uns anders; dann informieren wir die Kanzlei vorher, soweit zulässig.
- Vertraulichkeit und Berufsgeheimnis. Alle Personen bei Autoflowly mit Zugriff sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Wir wissen, dass die Daten einem Berufsgeheimnis unterliegen können (§ 203 StGB, § 43e BRAO, § 62a StBerG und entsprechende Vorschriften anderer Staaten), nehmen die Strafbarkeit unbefugter Offenbarung zur Kenntnis, verschaffen uns Kenntnis von Mandanteninhalten nur, soweit es für die Leistung unbedingt erforderlich ist, und geben diese Pflichten schriftlich an jeden Unterauftragsverarbeiter weiter.
- Sicherheit (Art. 32). Die Maßnahmen aus Anlage 2. Wir dürfen sie verbessern, ihr Niveau aber nicht senken.
- Unterauftragsverarbeiter. Die Kanzlei genehmigt die in Abschnitt 2 genannten. Einen neuen kündigen wir mindestens 30 Tage vorher per E-Mail an; die Kanzlei kann widersprechen und, wenn wir dem Widerspruch nicht abhelfen können, die App mit Erstattung vorausbezahlter Entgelte schließen.
- Übermittlungen. Übermittlungen in die USA stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework und die EU-Standardvertragsklauseln.
- Unterstützung. Wir unterstützen die Kanzlei bei Betroffenenanfragen, Sicherheit, Meldung von Verletzungen, Folgenabschätzungen und Konsultation der Aufsichtsbehörde (Art. 32–36).
- Datenschutzverletzungen. Wir melden sie der Kanzlei unverzüglich, spätestens 48 Stunden nach Kenntnis.
- Vertragsende. Nach Schließen der App löschen wir die Daten innerhalb von 30 Tagen (Sicherungen innerhalb weiterer 30 Tage), sofern die Kanzlei sie nicht vorher exportiert; eigene Rechnungen müssen wir gesetzlich aufbewahren.
- Kontrollen. Wir stellen die zum Nachweis nötigen Informationen bereit und ermöglichen Überprüfungen durch die Kanzlei oder einen von ihr beauftragten Prüfer, mit angemessener Ankündigung, höchstens einmal jährlich außer bei einer Verletzung.
Anlage 1 — Unterauftragsverarbeiter: Abschnitt 2. Anlage 2 — Technische und organisatorische Maßnahmen: Abschnitt 4 und die Sicherheitsseite.
Kontakt
Jules Guilain Kenfack, handelnd als Autoflowly Software, Bernhardhauser Str. 1/2, 75417 Mühlacker · privacy@autoflowly.com · Datenschutzerklärung